少額研究費：研究計画・予算・日程の食い違いを点検する

三つの書類を作業名でつなぐ

研究計画には調査、予算表には旅費、日程表には訪問月、と別々の表現が並びます。同じ作業に短い番号を付け、三つの資料に対応を付けると抜けが見えます。これは申請様式を変える提案ではなく、提出前の自分用点検表です。

研究の説明にある作業の費用が見当たらない時は、既存設備や別財源で賄うのか、単に漏れているのかを確認します。予算表だけにある購入物は、目的とのつながりを説明できるか見直します。

数量と時期を同時に点検する

調査回数、利用月数、資料部数など、本文と予算に出てくる数字を読み合わせます。研究期間内の作業でも、発注や支払が対象期間から外れる可能性があります。実施日だけでなく、購入手続に必要な時間を日程へ入れます。

矛盾を小さな例で見つける

架空例：本文では冬と春の二回調査、予算は一往復、助成期間は冬まで。この場合、旅費を増やすだけでは期間の矛盾が解消しません。研究範囲を今回の期間に合わせるか、別の制度や別財源を検討し、本文と予算を両方修正します。

別の例では、報告書印刷を計上しているのに提出は電子データのみということがあります。研究上別の配布目的があるのかを確認し、必要性がなければ予算を削ります。上限まで使うために作業を後付けしません。

他の人に一つの作業を追ってもらう

指導者や共同研究者に、作業を一つ選んで本文から予算、日程まで追ってもらいます。「全体を見てください」よりも、対応が切れている場所を具体的に見つけやすくなります。機関の会計担当には、対象費目と発注・支払の条件を確認してもらいます。

最終修正後は合計額と添付資料の版をそろえ、どれを提出するか固定します。文章の読みやすさだけでなく、同じ作業をすべての資料が同じ条件で説明していることを確認してから提出へ進みます。