採択後の管理

交付条件、変更、会計記録、成果のつながりを管理できる。

購入してから条件を調べる手戻りを防ぐ確認欄を使える。

支出前に相談する事項を整理できる。

採択通知を受け取ったら、金額だけでなく使用開始、受入方法、変更、報告の条件を確認します。応募時の計画と通知内容の違いを整理してから支出へ進みます。

申請額より少ない採択額では、費目を一律に減らすと作業が成立しない場合があります。必要な作業を守る案を作り、助成元と機関へ変更を確認します。

研究の終了日だけを見て購入すると、納品や支払が間に合わないことがあります。注文から会計処理までの日付を並べ、必要な確認を前倒しします。

研究計画に変更が必要になったら、変える内容、理由、予算と日程への影響を一枚にまとめます。相談したことと承認されたことを分けて記録します。

成果報告と会計報告は別の役割を持ちます。研究中から、実施した作業、得られた記録、支出の証拠を対応させておくと終了時にまとめやすくなります。

口座残高は、そのまま未使用額とは限りません。未払い、返金予定、処理待ちを照合し、終了時に助成元へ報告する金額を確定します。

採択前や研究開始前に払った費用が、後から必ず精算できるわけではありません。支出の時点と使用開始条件を確認するまで、助成を当てにした購入を決めないようにします。

協力者へ謝金を約束する前に、対象経費、支払手続、必要な記録を確認します。金額だけ先に合意すると、機関で処理できない場合があります。

個人で先に払っても、研究費から戻せるとは限りません。機関の立替条件と助成の対象経費を、支払前に確認します。

研究開始日と助成金の入金日は一致しないことがあります。使い始められる条件と、入金前の支払を誰が扱うかを分けて確認します。

終了後の納品は、発注が期間内でも認められるとは限りません。遅延の事実と取引状態を整理し、納品前に助成元と機関へ相談します。

価格が上がった時は、差額だけでなく研究作業への影響を確認します。同じ予算へ無理に収める前に、数量、仕様、別財源、変更手続を比較します。

総額が変わらなくても、旅費から機器費などへの移動が自由とは限りません。費目の条件と変更手続きを確認し、作業の変更も合わせて説明します。

出張が中止になった時は、研究の代替案と予約費用の処理を分けます。取消料や返金の事実を残し、助成対象となるかは個別に確認します。

領収書をなくしたら、取引の記録を集めて機関へ相談します。自分で代わりの領収書を作ったり、同じ支払を重ねて請求したりしないようにします。

一つの購入を複数の財源で負担する時は、双方の制度が認めるかと、負担額の根拠を確認します。二つの申請へ同じ全額を計上してはいけません。

予定した結果が得られなくても、実施した作業と得られた記録を正確に報告します。成果を見せるために、行っていない実験や分析を書き足さないようにします。

研究に必要な許可が遅れている時は、許可前に行える準備と、許可後でなければ進められない作業を分けます。助成期間への影響も早めに相談します。

研究期間を延ばせても、支払期限や報告期限が同時に延びるとは限りません。延長したい対象を分け、申請できる条件を確認します。

採択後の異動では、残金だけでなく契約、購入物、証憑、報告担当を引き継ぎます。新旧の機関と助成元の条件をそろえて進めます。

助成元の指定口座と機関の受入方法が違う時は、振込先を提出する前に調整します。名義だけを合わせる変更では解決しない場合があります。

機関口座は、大学や研究機関等が管理する資金受取口座です。研究者個人の口座と異なり、機関の受入れと会計処理を伴います。

受入手続は、助成金等を機関で管理できる状態へ整える手続です。採択の連絡だけで完了したと考えず、必要書類と担当を確認します。

発注は、品物やサービスの提供を依頼して取引を進める段階です。見積取得や予算への計上とは異なり、費用や取消条件が生じ得ます。

納品書は、何が届けられたかを示す取引資料です。支払済みを示す領収書や、内容を確かめた検収記録とは区別します。

検収は、納められた物やサービスが注文した内容に合うかを確認する手続です。受け取ったことだけで完了とは限りません。

請求書は、取引先が支払を求める内容を示す資料です。請求が来たことと、納品・検収・支払が済んだことは別です。

領収書は、代金を受け取ったことを示す資料です。研究費の精算では、購入内容や利用目的を示す他の資料と組み合わせる場合があります。

立替払いは、本来の支出主体に代わって一時的に個人等が払う方法です。研究費で後日精算できるかは、支払前の条件確認が必要です。

備品台帳は、機関が管理する物品の所在や管理情報を記録する帳簿です。助成で買った物が対象となるかは、機関の基準を確認します。

未使用額は、助成金のうち使わず残る額を指します。口座残高には未払い分が含まれることがあるため、取引状態を照合して確定します。

会計報告書は、助成金をどの費用へいくら使ったかを示す書類です。研究で何が分かったかを説明する成果報告とは役割が異なります。

謝辞は、成果物で研究支援を受けたことを明示する記載です。助成元が指定する名称や番号、対象成果物を確認して使います。