採択通知から使用開始の条件を読み出す

通知の名称より内容を読む

採択、内定、交付決定などの語は、制度によって位置付けが異なります。通知を受け取った日と、資金を使える日が同じとは限りません。まず通知に書かれた条件、提出が必要な承諾書等、追加手続の有無を読みます。科研費の用語を民間助成へそのまま移さないようにします。

応募時の要項だけでなく、通知に添付された経費の手引きや報告様式も保存します。応募後に追加された条件があれば、受入機関と共有して対応できるか確認します。

申請内容との違いを並べる

採択額、対象期間、対象作業、認められた費目を申請内容と照合します。減額された場合は、予算だけを縮めず研究作業が成立するかを検討します。条件が曖昧なら、発注前に助成元へ確認し、回答を交付条件の控えと一緒に保管します。

入金前に使えるとは決めつけない

研究期間が始まっても入金が後になる場合、機関が立替処理等に対応できるか確認します。個人が先に支払い、あとから必ず精算できると考えるのは危険です。使用開始条件と機関の購入手続を分けて確認し、両方が整った支出から進めます。

最初の支出前に確認を閉じる

確認票の未解決欄をゼロにすることが難しい場合は、未解決の条件に関係する支出を保留します。たとえば特定の機器費だけが不明なら、別の承認済み作業と切り分けて予定を組みます。曖昧なまま全額の発注を行わないようにします。

決定した条件は共同研究者にも共有し、研究者個人のメールだけに留めません。誰が購入や変更相談を担当するかを決めておくと、採択後の最初の手続を同じ理解で進められます。