減額採択で作業と予算を組み直す

まず減額の条件を確認する

採択通知に減額理由や計画修正の指示があるかを読みます。特定費目が認められなかったのか、総額が調整されたのかで対応は異なります。理由が示されていない時に、審査側の評価を推測して研究目的を大きく変える必要はありません。

変更の申請期限、提出様式、承認後に支出できる範囲を確認します。減額されたから内容変更も自由に認められる、という関係にはなりません。

固定費と数量で変わる費用を分ける

必須のデータ利用料や最低発注単位がある費用は、金額を少しずつ削れないことがあります。数量を減らせる調査費等でも、研究目的への影響を確認する必要があります。費用の性質を分けて、研究として成立する組合せを検討します。

一律削減より二つの案を比較する

架空例：30万円の申請に対し20万円の採択。全費目を3分の2にする代わりに、必須の資料利用を維持し、追加訪問を次段階へ送る案と、別財源で旅費を補う案を作ります。どちらも対象範囲と研究期間を要項へ照合し、共同研究者と方法上の妥当性を確認します。

別財源が応募中なら確保済みと扱わず、不成立の場合の案も考えます。二つの財源へ同じ支出を重ねて計上しないよう、費用の対応を明示します。

変更の承認と実施版をそろえる

採用する案が決まったら、研究計画、予算、日程を同じ版に更新します。助成元への相談文には、維持する目的、変える作業、金額差、成果への影響を短くまとめます。返答が条件付きなら、その条件も実施版へ残します。

調整しても必要な作業や適切な研究手続を確保できない場合は、受諾の可否を含めて相談します。予算に合わせるために記録や許可手続きを省くことは解決になりません。実施可能な計画を説明できる状態で研究を始めます。