少額研究費：審査資料と関係申告を受け渡す

審査で判断することを絞る

対象条件を満たすかの事務確認と、研究内容を評価する審査を分けます。書類不足の有無、目的との適合、実行可能性、費用の説明など、何を誰が評価するかを募集前に整理します。評価項目は募集目的と整合させ、応募後に特定の候補が有利になる基準を追加しない運営を考えます。

科研費には審査規程や種目ごとの工程がありますが、小規模助成が同じ人数や段階を採用する必要はありません。ここでは、そのままの模倣ではなく、自分たちの審査で必要な役割を明確にする作業を提案します。

関係の申告を配付前に行う

応募者との共同研究、指導、所属等の関係がある場合に、何を申告し誰が対応を決めるかを制度側で定めます。関係があることだけで不正と扱うのではなく、公平な評価に影響し得る状況を把握するためです。判断を審査者本人だけに任せず、運営責任者への相談経路を用意します。

迷った時の処理をそろえる

架空例：配付後に、審査者が申請者の共同研究者だったと分かった場合、本人が黙って採点を続けるのではなく、定めた窓口へ連絡します。担当変更や評価の取扱いは事前の規程と権限に沿って判断し、決定理由を残します。

資料の不足を審査者が申請者へ直接問い合わせる運用にするかも、事前に決める必要があります。担当者ごとに追加説明の機会が違う状態を避けるため、照会は運営を通す等の方法を検討します。

審査結果と資料管理を閉じる

評点だけでなく、判断理由、保留事項、合議での変更理由を記録できる様式にします。採否通知でどこまで説明するかは、募集時に示す方針と整合させます。個別結果の開示を行う制度と行わない制度があるため、他制度の対応を当然の義務として扱いません。

審査後は資料の返却・削除・保管の方針を確認し、未公開の研究内容を別用途へ利用しない扱いを共有します。公開する採択情報と内部の評価記録を分け、必要な説明ができる範囲で運営記録を保持します。