少額研究費：領収書をなくした時はどう相談しますか

何の証拠が不足しているか確認する

購入内容、支払者、金額、日付のうち何を示せなくなったかを整理します。注文履歴や請求書があっても、それだけで支払済みを示せるとは限りません。カード明細も購入内容が分からない場合があります。残っている資料を分けて保存します。

発行元と機関へ順に確認する

発行元で再発行や電子領収書の再取得ができるか確認し、機関へ再発行資料や代替資料の扱いを尋ねます。再発行不可の回答があれば、その事実を伝えます。紛失届等があっても、提出すれば必ず精算できると考えないようにします。

二重精算を防ぐ記録を残す

元の領収書が後から見つかった場合も、同じ取引を再度請求しません。再発行分や代替資料に関連する取引番号を記録し、既に精算したか分かるようにします。

今後は受領時に所定の保管先へ置き、電子保存が認められる範囲を機関へ確認します。画像を撮れば原本を捨ててよいとは限らないため、保存方法は担当の指示に従います。