少額研究費：急ぎなので自分で立て替えてよいですか

立替可能かを先に確認する

支出の必要性が認められても、指定の発注経路を通す必要がある場合があります。個人カード、現金、オンライン購入等の方法を使う前に、立替が認められる費用と承認手続を確認します。少額だから自由に払えるとは考えません。

証拠を何で示すか決める

誰が何をいつ購入し、誰が支払ったかを確認できる資料が必要になります。領収書だけで用途や支払者が分からない場合は、注文内容や支払記録等を機関の指示に従ってそろえます。宛名を自分で書き換えるのではなく、必要な形式を事前に確認します。

精算までの資金負担を見る

精算には確認や支払処理の時間がかかります。研究費から返る見込みを理由に、生活費へ影響する額を個人で負担するのは避け、機関発注や別の支払方法を相談します。返金や返品があった場合は、精算額の変更も連絡します。

すでに支払った場合は、実際の日付と証拠を保存して相談します。対象外と判明した費用を別品目へ付け替えず、適切な処理方法を機関と確認します。