少額研究費：研究作業と成果報告・会計報告を対応させる

報告で求められるものを先に読む

採択後に報告様式が示されたら、研究目的、実施内容、成果、支出等の欄を確認します。公開される報告と、助成元だけへ提出する会計資料が同じとは限りません。個人情報や未公開成果をどこまで含めるか、共同研究者や機関と確認しておきます。

成果物の提出、報告会、謝辞等が指定されている場合は、文章提出とは別の予定として管理します。終了後に初めて要件を読むと、研究中に残すべき記録が不足することがあります。

作業ごとに根拠を置く

実施記録は「調査を行った」の一文だけでなく、対象、日付、方法の概要、残した資料へつながるようにします。会計では支出と証憑を対応させます。研究内容を詳しく開示できない資料は、保存場所や閲覧権限を分けて管理します。

予定と実績の差を隠さない

架空例：予定した二回の訪問のうち一回が中止になった場合、二回実施したようにまとめず、実施した内容、中止理由、承認を受けた代替対応を示します。予定通りでないことと、記録が不正確であることは別です。実施した範囲で得たものと限界を説明します。

研究結果が仮説に合わなかった時も、成果を作るために結果を書き換えません。何を確かめ、何が分からなかったかを報告様式の範囲で整理します。

報告する数字を照合する

本文中の実施回数、予算の支出数、会計報告の総額を読み合わせます。研究作業の記録と領収書が一対一にならない場合は、まとめて購入した物の使途を説明できるようにします。証憑の原本をどこで保管するかも機関へ確認します。

提出前に公開部分と内部確認部分を分け、助成元の指定する様式で提出します。研究中の短い記録を積み重ねることで、終了時に記憶だけで文章や数字を埋めることを避けられます。